intelligence collective saison 2

L’intelligence collective saison 2 : Avec le Télétravail et le Management à distance, ça donne quoi ?

L’intelligence collective est avant tout profondément humaine et s’appuie sur « l’Être et le Faire ensemble ».  La distance ne permettant pas le contact physique, nous perdons une partie du lien et de l’information non verbale.  C’est aussi plus difficile de créer les conditions propices à son émergence. En même temps, au travers de notre riche expérience (un peu contrainte, certes…) sur 2020, nous pouvons attester qu’il est tout à fait possible de l’insuffler, même à distance, en respectant des principes fondamentaux comme :

  • Dédier un temps plus long à la préparation et à l’embarquement des équipes en amont
  • Créer un espace propice à la concentration et à la pleine présence à ce que nous souhaitons accomplir
  • Innover à travers des outils digitaux nombreux et ludiques qui permettent la créativité, la convergence collective, la prise de décision…

Il ne s’agit pas d’une réinvention totale mais d’une transposition en faisant preuve d’imagination, d’audace et en opérant avec un état d’esprit « test & learn ». C’est ce que nous vous proposons d’explorer et de partager dans ce second article consacré à l’Intelligence collective.

1. Quels sont les avantages des processus d’intelligence collective à distance ?

Suite à nos différents accompagnements en 2020, nous avons constaté que les facilitations à distance avec nos clients ont pu permettre :

  • des conditions de travail et de collaboration différentes (lieu, temporalité, processus) qui amènent à une analyse et une prise de recul inédites sur des problématiques habituelles.
  • une collaboration et de la co-construction facilitées entre collègues de sites et de pays différents.
  • à de nombreux collaborateurs, aux profils et niveaux hiérarchiques variés, de pouvoir contribuer à des démarches majeures pour leur entreprise et de renforcer leur sentiment d’appartenance.
  • de rendre accessible ces participations à un nombre élevé de personnes, à un coût moindre pour les entreprises que s’il avait fallu payer les déplacements, les salles de conférences, etc
  • de travailler avec des contraintes d’animation qui forcent à une bonne préparation et à une bonne efficacité collective (si le processus est correctement mené).

2. Quelles sont les principales problématiques liées à la distance et comment y remédier ?

Il est fréquent avec la distance de voir apparaitre des malentendus, des visions décalées, des tensions, de la fatigue ou bien encore de la distraction qui peuvent nuire à l’émergence de l’intelligence collective. Pour éviter cela, nous vous invitons, encore plus qu’en présentiel, à dédier du temps :

  • au sens de cette action collective
  • à la création de lien et de confiance
  • à s’assurer de la participation régulière de chacun et de la valorisation des contributions
  • à des échanges réguliers de feedbacks…

Une autre problématique de ces animations est la capacité à amener les participants à être réellement 100% présents à cette collaboration différente et décalée, et à passer d’une minute à l’autre :

  • d’un mode de travail seul devant son écran, sur des problématiques opérationnelles et visant l’efficacité individuelle immédiate
  • à un mode de travail collaboratif sur une mission commune, avec des manières d’être et de faire ensemble différentes, sur un autre tempo et nécessitant la mobilisation d’autres types d’intelligences.

Au début de chaque session, il est primordial de créer un sas entre les deux modes de travail et d’accompagner les participants, à travers des exercices d’inclusion et d’alliance, vers une posture et un état d’esprit différents.

Notons également l’écueil de l’énergie. Les longues journées seul(e) devant son écran sont fatigantes. Pourtant un travail en intelligence collective n’est possible que si l’équipe projet est dans un haut niveau d’énergie et de motivation.

Evidemment certains sujets sont plus difficiles à aborder à distance qu’en présentiel et il convient de bien réfléchir en amont aux objectifs de cette démarche d’intelligence collective pour valider sa pertinence. Il est, par exemple, assez facile avec les outils d’aujourd’hui de faciliter à distance des travaux de groupe pour analyser, imaginer, générer des idées, argumenter, prioriser, structurer, planifier, etc. Il est plus délicat de travailler sur des phases de prototypage collectif physique ou sur du coaching d’équipe en profondeur, même si ce n’est pas impossible.

3. Quels sont les facteurs clés de succès d’une animation en intelligence collective à distance ?

Dans la conception du processus en amont, il est important de bien réfléchir à ce travail collaboratif autour des deux axes « être ensemble » et « faire ensemble ».

La préparation

A distance, encore plus qu’en présentiel, il est nécessaire de consacrer du temps à préparer :

  • L’agenda précis, le contenu ainsi que le type, l’alternance et le rythme des séquences. Penser également à l’expérience que nous voulons faire vivre aux participants et au processus à déployer (en fonction des objectifs, du nombre de participants, de leur maturité digitale) nous semble primordial.
  • Les outils digitaux à utiliser, les templates à pré-formater, les invitations avec les modes opératoires de ces derniers, une répétition avec test des outils, de l’animation à plusieurs, du timing, des connexions…

Ce temps de préparation est bien plus long pour une animation à distance mais il est indispensable pour sa réussite.

Les rôles délégués

Gardons les bonnes habitudes des réunions efficaces et amplifions-les, en fonction des nouvelles exigences dues au format distanciel. Il est ainsi toujours important d’avoir un concepteur de l’animation, un animateur, un scribe, un pousse-décision, un cadenceur, un energizer (veille au niveau d’énergie de chacun) et un observateur (fait un retour à la fin sur la manière dont elle s’est déroulée afin de progresser ensemble).

Dans le cas spécifique de l’animation à distance, nous vous recommandons de prévoir également d’autres rôles (une personne peut avoir plusieurs rôles selon les cas) :

  • Le co-animateur : soutient l’animateur dans les prises de paroles, la gestion des sous-groupes et prend le relais pour animer les outils externes.
  • Le chat master : responsable d’animer et restituer les questions et commentaires du chat
  • L’expert informatique : recommande les outils à choisir en amont et est le référent technique pendant l’animation

Nb : En développant l’intelligence collective à distance, nous explorons de nouvelles manières d’être et de faire ensemble. Il nous semble alors clef d’avoir un état d’esprit « test & learn » pour favoriser l’expérimentation et le progrès continu.

La mise en place d’un cadre et des conditions de collaboration favorables

Un cadre clair est indispensable pour générer un espace « de protection, de permission et de puissance ». Par exemple : poser les règles de confidentialité, les consignes de participation (à quel endroit, quand, comment…) et le fonctionnement de la Detox Box (consignes pour favoriser la déconnexion et la concentration). L’activation de la caméra dans ces séquences semble aussi indispensable pour une meilleure interaction.

Il est aussi très important de bien réfléchir au timing de l’animation. Nos conseils :

  • Des séquences courtes
  • Des pauses régulières et longues
  • Des séquences qui alternent les modes d’interaction
  • Un temps de 15min avant le début de l’animation pour résoudre les éventuels problèmes techniques et avoir un temps d’échanges informels
  • Il peut être également utile de prévoir une alternance de temps de travail en synchrone et en asynchrone (explorations externes, recherches, lectures…)

Une attention forte à l’engagement de chacun dans le processus d’intelligence collective via

  • L’inclusion : C’est la phase qui permet à chacun de se déconnecter de la réunion précédente et de faire lien avec le groupe et les thématiques sur lesquelles les équipes vont « plancher ».
  • La prise en compte des besoins individuels : Etre vigilant à bien respecter les besoins de chacun (cf la pyramide de Maslow) est indispensable pour maintenir l’engagement malgré la distance et les risques de distraction : faire des pauses fréquentes, bien poser le cadre, soigner le lien, penser à donner des feedbacks et valoriser, partager le sens…
  • Le sens : Comme en présentiel, investir du temps sur l’initialisation du projet, l’intention profonde, le partage d’objectifs communs. Faire réfléchir et ressentir par chacun le sens qu’il trouve dans cette action collective, et ce à chaque début de session.
  • La gestion de l’énergie : Peut-être une des principales problématiques par rapport au présentiel comme nous l’avons déjà évoqué. Nous vous invitons à bien réfléchir en amont de l’animation à ce qui pourra être intégré dans la session de travail pour maintenir un haut niveau d’énergie corporelle, mentale, émotionnelle et spirituelle (voir notre article sur le cadran de l’énergie) Par exemple : bouger pendant la session, faciliter la concentration avec des objectifs précis et ambitieux sur des séquences courtes, prévoir quelques animations amusantes…
  • Les travaux en sous-groupes : Privilégier autant que possible les travaux en sous-groupes de 4 à 6 personnes qui favorisent la création du lien et un espace convivial & sécurisant pour que tous les talents arrivent à s’exprimer.

Cette alternance de collaboration en grand groupe et en sous-groupes est très facile à mettre en œuvre avec des outils comme Zoom qui permettent de créer facilement autant de sous-salles que nous le souhaitons.

4. Et concrètement comment faisons-nous ?

A distance encore plus qu’en présentiel, il est clé de favoriser l’interactivité et de proposer une diversité de formats pour maintenir les personnes en dynamique. En voici quelques exemples.

Les outils d’animation à distance

Nous pouvons, entre autres, mettre en œuvre les outils et processus suivants :

  • Des icebreakers, des exercices de photolangage ou une météo ludique (ex : utilisation de visuels « on a scale of… »), des exercices pour mieux connaître l’autre (un objet qui parle de moi…), des séquences de gratitude pour reconnaître ce que nous apprécions chez notre voisin d’écran…
  • Des nuages de mots, sondages, quizz
  • Des dessins individuels partagés via la vidéo
  • L’élaboration d’une carte mentale collaborative
  • Un processus de brainstorming collaboratif sur tableau blanc avec vote
  • Des outils tels que les chapeaux de bono via post-it de couleurs (méthode pour analyser une situation, un projet sous différents axes), la métaphore du bateau (permet de concevoir ensemble une situation cible et les moyens d’y arriver), une fiche action, l’étoile du changement
  • Nous pouvons même prévoir d’envoyer des kits physiques au préalable sur le lieu de télétravail de chacun pour faire des réalisations concrètes ensemble et favoriser la créativité (pâte à modeler, etc)

Les outils digitaux

De nombreux outils collaboratifs ont vu le jour pour contribuer à l’intelligence collective à distance. Ils peuvent permettre, entre autres, de :

  • Favoriser la qualité de l’échange en se voyant, se parlant et échangeant par écrit simultanément
  • Générer des idées, débattre, argumenter, obtenir des feedbacks, questionner, décider
  • Co-construire à distance, en même temps ou en asynchrone, sur un même document collaboratif
  • Faciliter un travail efficace avec un grand nombre de personnes
  • Mieux communiquer et partager l’information et diminuer les échanges éparpillés et les réunions

Ces outils digitaux peuvent apporter un réel un gain de temps, d’émulation et d’efficacité, à condition de bien savoir les choisir et les déployer. Privilégiez des outils simples, intuitifs, adaptés à la maturité digitale des participants et, si possible, ludiques. Evitez d’utiliser plusieurs outils différents dans la même session de travail et testez les toujours avant leur utilisation en live.

Nous pouvons, par exemple, utiliser pour :

  • Communiquer en visio et par écrit : Zoom, Teams, Webex, Chat, WhatsApp, Slack
  • Co-construire : tableau blanc de la visio, Klaxoon, carte mentale collaborative type Mindmeister, fichier partagé en co-écriture type google docs
  • Administrer un questionnaire : Google forms, Klaxoon
  • Collaborer en asynchrone : Teams, Dropbox
  • etc.

En conclusion

Jamais avant 2020, nous aurions pensé que notre métier de coach, de facilitateur en intelligence collective aurait pu se faire à 80% à distance…et pourtant ! Ces sessions ont permis aux équipes de rester en connexion, de se relier à un sens, de continuer à partager et à innover ensemble et aussi de partager en authenticité leurs ressentis sur ce qu’ils vivaient. Derrière les écrans des bulles d’humanité se sont révélées malgré tout.

Forts de ces expériences réussies à distance et convaincus aussi de l’importance et du plaisir à se retrouver physiquement ensemble, nous avons aujourd’hui, chez Serensys, la conviction que l’avenir est à une forme d’hybridation intelligente entre le présentiel et le distanciel.

Quelles que soient les conditions extérieures, en présentiel ou à distance, il est, aujourd’hui plus que jamais, possible et primordial de continuer à créer du lien, donner du sens, brainstormer, accompagner les changements et transformer nos entreprises. Si besoin, n’hésitez pas à faire appel à Serensys pour accompagner ces démarches dans votre organisation et vos équipes.

Article précédent
L’intelligence collective saison 1 : KEZAKO en fait ?

1 Commentaire. En écrire un nouveau

  • Merci Geraldine ! C’est intéressant et pratique. On a tous eu un cours accéléré l’an dernier et… on a pu expérimenter une bonne partie de ce que tu exprimes de façon structurée.

    Répondre

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous devez remplir ce champ
Vous devez remplir ce champ
Veuillez saisir une adresse e-mail valide.

Menu