Travailler et manager à distance : 7 conseils bien ciblés

Travailler chez soi comporte de multiples aspects et nous souhaitons ici nous concentrer sur des aspects très pratiques que nous expérimentons pour nous-mêmes et avec nos clients. Nous aimerions partager 7 conseils bien ciblés pour travailler et manager à distance :

1. Un espace dédié

Essayez d’obtenir ou d’organiser un « espace de bureau » dédié dans votre logement. C’est votre « bureau » et vous pouvez « fermer la porte » (littéralement ou métaphoriquement) au moment où vous avez décidé de vous arrêter pour la journée.

2. Des limites pour éviter de laisser votre activité envahir votre espace physique, mental et émotionnel

Soyez discipliné ; avoir des règles claires concernant vos « heures de travail » et les communiquer à vos collègues et employés. Cependant, avoir des heures de travail claires ne fonctionne pas pour tout le monde dans ces circonstances particulières – vous devez comprendre ce qui est possible avec l’entreprise ainsi qu’avec les personnes avec lesquelles vous partagez la maison.

Le plus important demeure donc de communiquez sur votre disponibilité, cela apportera de la clarté et des limites afin que vous puissiez gérer les attentes et réduire les niveaux de stress.

3. Des durées de réunion limitées avec des pauses

Nous savons que la durée d’attention continue des personnes est plus courte que ce qu’elle était. Et la plupart des gens dans un bureau ont l’habitude de marcher un petit peu pour aller prendre un café ou poser une question à un collègue. Assis dans un bureau à domicile, vous perdez ces importantes petites pauses qui ravivent le cerveau. Par conséquent, la mise en place de réunions Web de plusieurs heures n’est pas recommandée. Nous vous suggérons que les réunions virtuelles ne dépassant pas 45, maximum 60 minutes consécutives. Des réunions de 90 ou 120 minutes nécessiteraient un engagement actif de tous et / ou une pause au milieu

Il est essentiel de faire une pause de votre ordinateur. Vous pouvez mettre en place un « ping » sur une base régulière qui vous rappellera de faire des étirements, prendre quelque chose à boire, de respirer en ouvrant les fenêtres, parler 5 min avec qui vous partagez votre logement, etc. Ces petites pauses raviveront votre cerveau et votre motivation.

4. Des réunions avec le bon nombre de participants

Pour coconstruire : 4 à 6 personnes maximum.

Pour des séquences de partage d’informations : un nombre plus élevé est possible en privilégiant les questions grâce à l’outil de « chat ».

5. Démarrer par la météo

Avec votre équipe rapprochée notamment, nous vous recommandons de pratiquer la météo, un tour de table permettant :

• à chacun/e de s’exprimer sur son état d’esprit/d’être et donc de se connecter à ce qui se passe ici et maintenant individuellement et collectivement.
• à vous, manager, de mieux sentir où en est votre collectif et chacun des individus qui le compose. Le cas échéant, vous pourrez actionner des prises de contact individuelles pour avancer sur ce qui préoccupe certains collaborateurs.

Notre invitation ici est de ne surtout pas être/faire comme si de rien n’était, comme si la situation était parfaitement normale, bref d’être dans le déni de ce qui se passe réellement. Ce serait autant de bombes à retardement…

6. Tester les missions déléguées pour votre réunion

Les réunions à distance sont peut-être l’occasion de continuer et aussi de tester la coanimation pour gagner en fluidité et en co-responsabilité. En effet, les missions sont réparties de façon claire et assure une participation active de chacun.

Pour rappel, les voici :

• L’ANIMATEUR : Anime l’équipe, pose le cadre de l’échange, et s’assure d’une prise de parole équitable et du suivi de l’ODJ de la réunion.
• L’EVEILLEUR : Donne l’intention, le sens de l’action, la vision. Il est là pour rappeler la partition et montrer le sommet de la montagne.
• LE POUSSE DECISION/ SCRIBE : Provoque des décisions et les note.
• LE TIME KEEPER : Rythme la réunion avec la coresponsabilité de tous les participants.
• L’OBSERVATEUR : Agit si nécessaire à tous moments pour permettre le centrage sur ce qui se passe dans l’équipe et notamment dans la relation entre ses membres en s’appuyant sur du factuel et des perceptions. Il propose des options pour progresser dans le travail en équipe.

7. Éprouver la confiance, véritable ciment de la relation

Vous dîtes avoir une confiance inébranlable en vous-même, en chaque membre de l’équipe, c’est le moment ou jamais de l’incarner. Vous ne sentez pas cette confiance, c’est également le moment de travailler le sujet !

Bref, c’est l’occasion pour vous, managers et dirigeants, de tester votre niveau de confiance vis-à-vis de vous-même, et de vos collaborateurs :

• Faîtes-vous confiance sur ce sujet: vous ne leur ferez jamais confiance si vous n’avez pas tout d’abord confiance en vous-même.
• Donnez de l’espace aux membres de votre équipe en évitant de reprendre le contrôle de toutes les opérations. La tentation peut-être tout à fait grande en cette période.
• Assurez-vous que le cadre de confiance est clair entre vous : valeurs partagées, objectif et critères de réussite, modes de fonctionnement y compris en cas de difficulté rencontrée.
• Ayez confiance dans le fait qu’ils feront de leur mieux et informez-les que vous leur faites confiance. Ils n’ont pas besoin de vos soupçons en plus de tout le reste.
• Donnez-leur la responsabilité, et rendez- les comptables de leur action en leur donnant les moyens, l’aide dont ils ont besoin pour y arriver. Ils pourraient même grandir et prendre plus d’initiative après cette expérience.
• Pratiquez le feedbackmutuel :
  • ce qui a été positif, illustrez- le par des faits précis
  • ce qui peut-être amélioré : proposer des options d’amélioration

Qui sait où cette expérience nous mènera ? ce qui va changer après… ou pas ? Nous entendons beaucoup de choses très contrastées ? Et vous et votre entreprise ? Quelles sont vos expériences ? Nous serions heureuses de vous lire !

Sunniva HEGGERTVEIT-AOUDIA et Virginie PERRIER